Privacy

Wie verantwoordelijk is

Handova is een platform van Olonto B.V., Helmond, KvK 84593903, info@handova.nl. Voor je account en voor hoe je Handova gebruikt, is Olonto B.V. de verwerkingsverantwoordelijke. Een functionaris voor gegevensbescherming hebben we niet; vragen gaan naar info@handova.nl.

Voor de persoonsgegevens in de stukken die een verkoper op Handova zet, zoals namen van personeel in een contract, is de verkoper verantwoordelijk en is Olonto B.V. verwerker. Die gegevens verwerken we alleen om het platform te leveren aan de verkoper en aan de kopers die hij toelaat, volgens de verwerkersafspraken in de bijlage bij de voorwaarden. Hetzelfde geldt voor wat een koper of adviseur uploadt, zoals een bewijs van financiering.

Wat we van je bewaren

Iedereen: je e-mailadres en naam, de inlogcodes die we je sturen en je inlogsessies, met IP-adres en browser.

Als verkoper: wat je invult over je bedrijf (naam, plaats, sector, cijfers en je antwoorden bij de waarde), je teaser, je memorandum, de stukken in je datakamer, wie je uitnodigt en je antwoorden op vragen van kopers.

Zet je je teaser online: je factuurgegevens (de naam op de factuur, adres, KvK- en btw-nummer, het mailadres voor facturen), je akkoord op het abonnement met tijdstip, IP-adres en browser, onze facturen en wat je betaalde. Rond je je verkoop af: de koopprijs die je invult, voor de succesfee.

Als koper: je naam, bedrijf, functie, e-mailadres en telefoonnummer, je handtekening onder de geheimhoudingsverklaring met tijdstip, IP-adres en browser, je vragen, je biedingen en, als het zover komt, je handtekening onder de intentieverklaring. Start je het koperabonnement: je factuurgegevens, je akkoord erop met tijdstip, IP-adres en browser, onze facturen en wat je betaalde. Vul je je financiering in: je plan, wat je over jezelf schrijft en, als je het uploadt, je bewijs van eigen geld, en wie je laat meekijken.

Teken je de koopovereenkomst online via Handova (verkoper en koper): het document, je naam, e-mailadres, de code waarmee je je adres bevestigde, je handtekening, het tijdstip, je IP-adres en je apparaat. Dat komt op het bewijs van ondertekening achter het document, met een vingerafdruk van het document en het verloop.

Stel je Handova een vraag of gebruik je de assistent: je vraag, ons antwoord en het gesprek met de assistent.

Schakel je als verkoper een adviseur in: de afspraak (wie, wat, de vaste prijs en de doorlooptijd) met jullie akkoorden, tijdstip, IP-adres en browser, en de berichten en bestanden die jullie elkaar via Handova sturen.

Als adviseur: je naam, kantoor, beroep, KvK-nummer, beroepsregister, website, telefoonnummer, regio en wat je over jezelf schrijft, je vaste prijzen per onderdeel, je akkoorden met tijdstip, IP-adres en browser, en je opdrachten met de afspraak, de berichten en wat je oplevert. Nodigt een eigenaar je uit als zijn eigen adviseur: je naam, kantoor en e-mailadres zoals hij ze opgaf.

Nodigt een verkoper je uit: je naam en e-mailadres, zoals de verkoper ze opgaf. We sturen je namens de verkoper één anonieme uitnodiging en gebruiken je adres verder nergens voor.

Bezoek: welke pagina je opent, wanneer, vanaf welk IP-adres en met welke browser. Een verkoper ziet alleen hoe vaak zijn teaser bekeken is, niet door wie. In de datakamer leggen we vast wie welk stuk wanneer opende, met een onherkenbaar gemaakt IP-adres.

Waarvoor we het gebruiken

Om het platform te leveren: je laten inloggen, je verkoop en je stukken bewaren, je de mails sturen die bij een stap horen, en een verkoper laten zien wie tekende en wat een koper heeft bekeken.

Om de abonnementen en de succesfee te factureren, en onze administratie te voeren zoals de wet dat vraagt.

Om het platform te beveiligen en te kunnen aantonen wie wat tekende en wie toegang had tot welke stukken.

We verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor reclame en geven ze aan niemand, behalve aan wie een verkoper toelaat en aan de leveranciers hieronder.

Op welke grond

Het meeste is nodig om onze afspraken met je uit te voeren (de voorwaarden). Facturen bewaren is een wettelijke plicht. Het beveiligen van het platform en het bewaren van bewijs van handtekeningen en inzage is ons gerechtvaardigd belang. Waar we om je toestemming vragen, kun je die altijd intrekken op Mijn toestemming of door ons te mailen.

Je bent niet verplicht ons gegevens te geven, maar zonder je e-mailadres en naam kun je Handova niet gebruiken, en zonder factuurgegevens kun je geen teaser online zetten en geen koperabonnement starten.

We nemen geen besluiten over je die alleen op automatische verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je hebben. De automatische controle van een teaser op namen en nummers houdt een teaser alleen tegen tot je hem aanpast; je ziet waarom, en als je dat vraagt kijkt iemand van Handova ernaar.

Wie het nog meer ziet

Plannen een eigenaar en een koper een gesprek, dan bewaren we de voorgestelde momenten, het gekozen moment, waar het is en wat ze elkaar erbij schreven, zolang de verkoop bestaat. Allebei krijgen ze een uitnodiging voor hun agenda.

Maak je een zoekprofiel, dan bewaren we je e-mailadres en wat je zoekt (soort bedrijf, regio, omzet), en welke teasers we je al mailden. Je bevestigt met een link in een mail; zonder bevestiging gooien we het na zeven dagen weg. Opzeggen kan met de link in elke mail; dan gaat alles weg.

Download je als koper een memorandum als pdf, dan staan je naam, je bedrijf en je e-mailadres op elke pagina, zodat een doorgestuurde kopie te herleiden is. We leggen vast dat en wanneer je hem downloadde.

Een verkoper ziet wie de geheimhoudingsverklaring voor zijn verkoop tekende, de vragen en biedingen van die kopers, en wat ze in de datakamer bekeken. Een koper ziet de naam van het bedrijf pas als de verkoper ja zegt.

Olonto B.V. schakelt alleen de leveranciers in die nodig zijn om het platform te laten draaien. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht, met een verwerkersovereenkomst. Hetzner Online GmbH: hosting van het platform, de database en de stukken (Duitsland en Finland (EU)). Google Ireland Limited (Google Workspace): het versturen en ontvangen van mail (EU; eventuele toegang vanuit de Verenigde Staten op grond van het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie). Anthropic, PBC: de AI-hulp, alleen als je die gebruikt en nooit met stukken uit een datakamer (Verenigde Staten, op grond van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie). Onze facturen ziet ook onze accountant, en de Belastingdienst als die erom vraagt.

Meld je iets (artikel 18 van de voorwaarden), dan ziet wie het plaatste niet wie het meldde, tenzij de wet anders vraagt.

Lees je je cijfers in uit een auditfile, Excel of CSV, dan leest onze eigen server het bestand en gooit het meteen weg. Alleen de bedragen per jaar komen in je memorandum. Een auditfile bevat ook namen van klanten en leveranciers; die bewaren we niet.

De stukken in een datakamer gaan nooit naar een AI-dienst. De vaste controle van een teaser op namen en nummers draait op onze eigen server.

Gebruik je de AI-hulp, dan gaat je vraag naar Anthropic, dat het antwoord maakt, met alleen wat bij die vraag hoort. Voor een eigenaar: wat hij over zijn bedrijf invulde, zijn teaser en zijn memorandum, zonder bedrijfsnaam en zonder zijn naam, en biedingen als Bod 1 en Bod 2, zonder namen van kopers. Voor een koper: zijn vraag over hoe Handova werkt, of de bedragen van zijn financieringsplan zonder namen. Zet een eigenaar de assistent voor kopers aan, dan gaat bij een vraag van een koper ook de tekst van het memorandum mee. Anthropic gebruikt gegevens uit zijn API niet om zijn modellen te trainen. Wie de AI-hulp niet gebruikt, stuurt niets naar Anthropic.

Vraagt een koper of zijn bank, accountant of jurist mag meekijken, dan ziet de eigenaar naam, organisatie en e-mailadres van die persoon. Zegt de eigenaar ja, dan legt de datakamer vast wat die persoon opende. Deelt een koper een bewijs van zijn geld, dan ziet de eigenaar van die verkoop het bestand; Handova beoordeelt het niet.

Van een adviseur in de lijst ziet een ingelogde eigenaar naam, kantoor, beroep, regio, beroepsregister, website, wat hij over zichzelf schrijft en zijn vaste prijzen. Zijn telefoonnummer gebruikt alleen Handova; zijn KvK-nummer staat ook in de afspraak. Kiest een eigenaar een adviseur, dan ziet die adviseur de naam van de eigenaar en van het bedrijf, de sector en de regio, zodat hij kan nagaan of hij geen belang heeft aan de kant van een koper. Pas als beiden akkoord zijn, ziet hij het onderdeel van de verkoop waarvoor hij is ingeschakeld, alleen om te lezen, en voor zijn factuur de factuurgegevens van de eigenaar. Na het afronden of stoppen sluit zijn toegang. In de afspraak staan de e-mailadressen van beiden.

Bestel je een waardecheck, dan ziet de adviseur die hem doet hetzelfde als bij het onderdeel waarde: wat je over je bedrijf invulde, je waarde-indicatie met je antwoorden, de cijfers uit je memorandum en de stukken in je datakamer, alleen om te lezen en alleen zolang de check loopt. Je factuurgegevens ziet hij niet: Olonto B.V. factureert je. Zijn oordeel en toelichting bewaren we bij de check, net als bij een opdracht.

Hoe lang we het bewaren

Je account en je verkoop: zolang je account bestaat. Vraag je ons je account te verwijderen, dan doen we dat binnen een maand, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

Getekende geheimhoudingsverklaringen, intentieverklaringen en koopovereenkomsten, met het bewijs van ondertekening: zolang de afspraak loopt en daarna nog vijf jaar, omdat ze als bewijs kunnen dienen.

Begin je een verkoop maar vul je de code uit je mail nooit in, dan verwijderen we wat je invulde na 30 dagen.

Een zoekprofiel: zolang je het niet opzegt. Bevestig je het niet, dan gooien we het na zeven dagen weg.

Facturen, met de factuurgegevens en de koopprijs die erop staan: zeven jaar, omdat de belastingwet dat vraagt. Je akkoord op een abonnement: zolang we die facturen bewaren.

Het gesprek met de assistent: een jaar, of korter als je het zelf wist. Het logboek van de AI-hulp (wie, wanneer, welke soort hulp): 13 maanden. Vragen aan Handova en onze antwoorden: twee jaar.

Opdrachten van adviseurs: de berichten en bestanden tot twee jaar na het einde van de opdracht, de afspraak met de akkoorden tot vijf jaar na het einde, omdat die als bewijs kan dienen. Het profiel van een adviseur: zolang hij in de lijst staat of opdrachten heeft; een afgewezen aanmelding zonder opdrachten een jaar na het besluit.

Inlogcodes: twee dagen. Tellers tegen te veel pogingen, met een sleutel van het IP-adres: twee dagen. Verlopen inlogsessies: 30 dagen. Paginabezoek met IP-adres en browser, en het beveiligingslog (inloggen, tweestapsverificatie, geweigerde formulieren): 13 maanden. Onze server ruimt dit elke nacht vanzelf op.

Meldingen van inhoud en ons besluit daarover: twee jaar.

Een bericht via het contactformulier of per mail: in onze mailbox, zolang nodig om je te helpen en hoogstens twee jaar.

Back-ups: 30 dagen. Daarna is wat verwijderd is ook uit de back-ups weg.

Haal je een stuk uit je datakamer, dan ziet niemand het meer. Het bestand bewaren we tot je verkoop wordt verwijderd, omdat het laat zien wat een koper heeft kunnen zien. Eerdere versies van een stuk en een vastlegging van je datakamer (een kopie van elk stuk met zijn vingerafdruk) bewaren we net zo lang, om dezelfde reden.

Cookies

Handova gebruikt alleen eigen, functionele cookies, en geen cookies voor reclame of statistiek, ook niet van anderen. Daarom zie je geen cookiemelding.

hv_admin_session en dataroom_session houden je ingelogd (zeven dagen voor beheer, 30 voor eigenaren en adviseurs, 90 voor kopers, of tot je uitlogt). __Host-hv_csrf beschermt formulieren tegen vervalsing (tot je je browser sluit). hv_locale onthoudt je taal en hv_thema je keuze voor lila of donker (allebei een jaar). In een datakamer onthoudt __Host-hv_dd_ je apparaat 30 dagen als je daarom vraagt, anders tot je je browser sluit. hv_sessie bewaart een melding na een formulier (tot je je browser sluit).

Je rechten

Je kunt ons vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten verbeteren of verwijderen, het gebruik laten beperken, bezwaar maken tegen het gebruik, of ze krijgen in een bruikbaar bestand. Mail naar info@handova.nl. We reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens in stukken die een verkoper plaatste, dan sturen we je verzoek door naar die verkoper.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Stukken zijn alleen te zien voor wie de verkoper toegang gaf, alles gaat over een beveiligde verbinding, en je logt in met een code per mail in plaats van een wachtwoord. Gaat er iets mis met persoonsgegevens, dan melden we dat zoals de wet vraagt en laten we het de verkoper zonder onnodige vertraging weten.

Wijzigingen

Passen we deze verklaring aan, dan staat de nieuwe versie met datum op deze pagina. Bij een wijziging die voor jou uitmaakt, laten we het je weten.